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錄用新員工,高階的HR這樣做入職審查!

   來源:    日期:2019-1-8  

新員工入職是企業人力資源管理最初的環節,也是用人單位最先可能遭遇法律風險的環節。知道此環節的法律風險點并制定相應應對之策,方能從容不迫。
在決定錄用勞動者之前,勞資雙方之間總有一個了解、認識、認可的過程。對用人單位而言,這個過程控制得好,無異于守住了用工風險的第一道大門,可以為后續人力資源管理省去諸多不必要的紛爭。
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用人單位對勞動者入職前的審查內容
正如結婚前的相親,女方總要核實男方家有良田幾畝、肥豬幾頭、茅屋幾間、人品如何一樣,用人單位在決定錄用勞動者前,對其盡可能多的了解與認識同樣必不可少。
但與婚前的長期、深入、全方位調查不同,用人單位在錄用前對勞動者的認識了解則具有一定局限性,一則用人單位幾乎不可能花費三年五載去了解一個勞動者,二則也沒必要、法律也不允許用人單位了解勞動者與勞動合同無關的其他個人信息如戀愛、婚育、家庭情況等。
因此,如何在短時間內掌握勞動者與勞動合同相關的信息則顯得尤為重要。筆者建議,用人單位可以從以下方面掌握與錄用勞動者相關的條件:
1.客觀資質條件
(1)法定勞動年齡即年滿16周歲
(2)規定的學歷、學位、專業證書
(3)規定的技術職稱和崗位資格證明
(4)規定的工作經驗年限、相關工作崗位工作證明
(5)規定的外語、計算機、駕駛資格證明
(6)未患有不能從事本職工作的疾病、未被診斷為職業病或疑似職業病
2.職業道德條件,即無嚴重違法、違紀、犯罪記錄
3.與其他用人單位相關的條件
(1)與其他用人單位已解除或終止勞動合同
(2)與其他單位無仍在持續的競業限制或服務期協議
當然,以上所列舉的錄用條件是筆者從法律層面所做的建議,至于勞動者的工作能力、能否勝任工作崗位等則是任何用人單位都不可能忽略的也是法律之外的條件,筆者不再贅言。


2
入職審查不到位可能引發的法律風險
1.招用未達法定勞動年齡的勞動者
民事、行政責任
我國《勞動法》、《未成年人保護法》及《禁止使用童工規定》均明確規定禁止用人單位招用未滿16周歲的未成年人,否則將面臨輕則罰款,重則吊銷營業執照的處罰,給勞動者造成損害的,還應承擔賠償責任。
刑事責任
《刑法》第二百四十四條規定了“非法雇傭童工罪”:違反勞動管理法規,雇用未滿十六周歲的未成年人從事超強度體力勞動的,或者從事高空、井下作業的,或者在爆炸性、易燃性、放射性、毒害性等危險環境下從事勞動,情節嚴重的,對直接責任人員,處三年以下有期徒刑或者拘役,并處罰金;情節特別嚴重的,處三年以上七年以下有期徒刑,并處罰金。
由此可見,用人單位雇傭童工的風險不可謂不重大,須慎之又慎。在勞動者入職前,一定要求其提供身份證、戶口簿、戶籍證明等材料,如對其提供的證明有合理懷疑,還可進一步到其居住的居(村)委會、派出所等核實。
2.招用不具備規定的就業手續的勞動者
該條主要針對外國人在中國就業的情形而言。根據《外國人在中國就業管理規定》上述人員在中國就業,用人單位須為其申請就業許可,并辦理《就業許可證》和《就業證》方可聘用。未辦理的,則將面臨限期改正及行政罰款的風險,而且所簽訂的勞動合同也將因違反法律、法規的強制性規定而歸于無效導致承擔損害賠償責任。
因此,用人單位若須招用外國人在入職前須為其辦理《就業許可證》和《就業證》,具體辦理流程由于地方政策不盡相同,可以向當地勞動行政主管部門咨詢。

3.招用未與其他用人單位解除或終止勞動合同的勞動者
根據《勞動合同法》第九十一條的規定:用人單位招用與其他用人單位尚未解除或者終止勞動合同的勞動者,給其他用人單位造成損失的,應當承擔連帶賠償責任。因此,用人單位在錄用勞動者前要讓勞動者出示解除或終止勞動合同關系證明。若勞動者無法提供,條件允許的,可以向勞動者原工作單位核實,確實未解除或終止的,不予錄用。若有的單位同意勞動者在不影響本單位工作的前提下從事另一份工作,在獲得該用人單位書面說明或承諾的前提下也可錄用。
4.招用未解除競業限制義務的勞動者
根據《勞動合同法》第九十條的規定:勞動者違反勞動合同中約定的保密義務或者競業限制,給用人單位造成損失的,應當承擔賠償責任。若用人單位明知勞動者承擔競業限制義務仍招用該勞動者從事違反競業限制義務的工作,給其他用人單位造成損失的,當然要承擔賠償責任。
由此,在招聘時,用人單位應主動審查勞動者與其他用人單位是否存在競業限制義務,如有,盡可能讓勞動者出示協議文本。還可以向勞動者原單位進行詢問查證或通過專業機構進行應聘者背景調查。
另外,用人單位也可通過在勞動合同中約定,如果勞動者與其他用人單位尚存勞動關系或有相關法定或約定責任時,視為不符合錄用條件,用人單位可以在試用期解除勞動合同,也可以在試用期后以勞動者欺詐為由解除勞動合同。
用人單位也可以與勞動者約定,如果因此而致使用人單位承擔連帶責任的,這種損害賠償責任由用人單位先行承擔后,可以向勞動者進行追償。

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用人單位對勞動者入職審查的方式
錄用條件如此重要,所以企業一定要明確界定錄用條件并有效公示,才能起到應有的作用。
1.明確界定錄用條件。
錄用條件一定要明確、細致和具體。
錄用條件應該是普遍性和特殊性的結合。
所謂普遍性即大部分企業和崗位的員工都應該具備的基本條件。比如誠實守信,在應聘的時候如實告知自己的與工作相關的信息,包括自己的教育背景、身體狀況、工作經歷等等。
所謂特殊性即每個企業、每個崗位或者職位都有自己的特殊要求,有的有學歷的要求,有的有技術的要求,有的有健康的要求等等。
錄用條件的普遍性用人單位可以通過規章制度進行明確規定。錄用條件的特殊性企業可以通過招標公告、勞動合同等等,和規章制度結合起來進行明確界定。
錄用條件的具體內容和明確方法有很多,大部分用人單位都有自己的一套規定,關健是要符合用人單位招聘人員的要求。
2.對錄用條件的公示不可或缺。
公示,簡單說來,就是要讓員工知道用人單位的錄用條件,從法律的角度來說,就是用人單位有證據證明員工知道了本單位的錄用條件。那如何形成證據呢?
方法有以下幾種:
(1)通過招標公告來公示,并采取一定方式予以固定,以為仲裁和訴訟保留證據;
(2)招聘員工時向其明示錄用條件,并要求員工簽字確認;
(3)勞動關系建立以前,通過發送聘用函的方式向員工明示錄用條件,并要求其簽字確認;
(4)在勞動合同中明確約定錄用條件或不符合錄用條件的情形;
(5)在規章制度中對錄用條件進行詳細約定,并將規章制度在勞動合同簽訂前進行公示;
(6)把崗位職責等要求作為錄用條件,完善自己的考核制度,明確界定什么是符合崗位職責,什么是不符合要求,有一個可衡量和可操作的標準。
END

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